改掉这7个Word习惯，你的文档质感立刻提升一个档次

[{“UploadId”:”v03a62g10003d9cad0i7dld5o5e86dt0″,”Duration”:337.351,”SourceProvider”:”readtt”,”ContentType”:1,”Extra”:{“audio_text”:”今天咱们聊一聊那些，在word当中，特别容易出现的让人抓狂的小问题。嗯哼以及如何通过一些高效的操作方法，和一些思维的转变。真正的去提升我们的工作效率。没错，这些细节的确 很影响工作体验，那我们就直接开始今天的分享吧。咱们先来说说，在工作当中你有没有遇到过这种情况就是，马上要开会了，你要打印一份方案。嗯结果打出来的东西，格式乱的一塌糊涂，对，然后你手忙脚乱的改。领导就在你身后边看着。这个时候你内心当中是怎么想的？哎呀，这种事真的很让人崩溃。有一次我记得，我也是临开会前五分钟，我就点了打印，然后满心欢喜的以为，就等着拿过去就好了，结果我一看。标题孤零零的在那一页，表格直接给我拆成了两截，页码也全都乱了。然后我就，赶紧想要去调嘛。那个时候领导就在我旁边叹了口气说，算了就这样吧。那个时候我真的觉得，比骂我一顿都不舒服你知道吗就，熬夜做的东西。被他一句话就否定了，而且他觉得你这个人做事就是不细致。是的，不过许多人都觉得，word 谁不会用啊，嗯但是真的想要用的很精通的话，实则还是要，避免一些比较常见的错误操作的。对这个实则很常见，就许多人他打开 word 他觉得，我会用。但是实则你，常常会犯的一些小错误，列如说，有的人他特别喜爱用空格去对齐。对然后有的人他特别喜爱用回车去分页。嗯，有的人他就会手动去编序号。还有的人他图片都排版都排的乱七八糟。或者说有的人他目录都得一个一个打。然后还有的人他长文档他都不知道怎么去高效的浏览。甚至有的人他最后发出去的文件都没有做任何的保护。这些问题实则都是，超级常见的。如果你中了三条以上，实则你就真的是在用苦力在做脑力活。哎，那你说，像这种特别喜爱用空格键来对齐的。或者说特别喜爱用回车键来分页和调间距的这种。嗯，这些习惯到底会给我们带来哪些麻烦？实则用空格键来调缩进或者对齐是特别不靠谱的，由于你一旦换了一个字体或者换了一台电脑。嗯，你所有的空格它就都乱了，对，然后你还得重新去调。如果你用回车键来分页或者说去强行的拉开行距的话，那一旦前面有什么增删，后面就会全部都乱掉。你就得一页一页的去调，你就会很崩溃。的确 ，那有没有什么，比较好的办法可以去替代这些老的办法？实则很简单，如果你想要缩进的话你就用段落设置里面的首行缩进。嗯，如果你想要对齐的话就用制表位。对，这样的话它就会随着字体的变化自动的去调整。然后如果你想要分页的话就直接用 ctrl 加回车。这样的话你就会有一个，超级干净的分页。如果你想要调间距的话就用段前段后。这样的话你无论怎么去增删内容，它的结构都是很稳固的。清楚了，那你怎么看手动给段落加编号？你觉得这个习惯会有什么问题？手动加编号实则，很容易出错，尤其是你要调整顺序的时候。嗯，你列如说领导让你把第三点移到第一点前面，那你后面的所有的编号你都得一个一个的改，对，你很容易就漏掉或者说改乱，那实则 word 里面它的自动编号和多级列表就可以很好的帮你解决这个问题。你不管怎么去调整，它都会一键帮你更新，你就不会再为这种编号的事情而头疼了。好的，那我们在排版的时候，常常会遇到这个图片到处乱跑，对，怎么都固定不住，这是怎么回事？这是由于图片的环绕方式没有设置好，一般插入图片后，默认是嵌入式，所以它会跟着文本跑。你只要把它改成四周型或者紧密型，再勾选锁定标记，这样图片就会被固定在你想要的位置，不会再乱跑了。哦，原来是这样，那你有没有遇到过这种情况就是，目录得自己手动去打页码，和连字符。这种操作有什么缺点吗？手动去敲目录的页码和连接线，不仅特别费时间。而且如果一旦你的内容有更新。你所有的页码都得重新去敲一遍。对，而且很容易出错，实则 word 它的标题样式和自动目录功能是超级强劲的。你只要把你的标题都应用上了样式。然后你就可以一键生成目录。而且它还支持 Ctrl 加点击跳转。你后续想要更新页码也超级的简单，你只要点一下更新域就好了。如果我们在处理那种几十页的长文档的时候，怎么才能够快速的定位到我们想要的那一部分内容呢？实则很简单，就是你打开导航窗格。然后它就会显示整个文档的结构。你就可以直接点你想要的那个章节，它就会一下子跳过去。而且你还可以直接在那边拖动章节来调整顺序，嗯，这比你用鼠标去滚轮滚半天要高效太多了。嗯，那我们在把文档发给领导或者同事之前，有没有什么办法可以防止他们误删或者说误改我们的内容和格式呢？你可以在定稿之后，在审阅选项卡里面，有一个限制编辑。你就可以设置，只允许别人填写表单或者添加批注。这样的话，他们就没有办法去修改你的原文或者说你的格式。对你就可以，保护好你的文档，同时也可以让大家正常的去协作。OK，今天我们聊了许多关于 word 里面那些让人抓狂的小问题。然后我们也一起梳理了一下，到底有哪些高效的操作方法可以真正的帮我们去节省时间。好的，那这期播客就到这里啦，感谢大家的收听咱们下次再见，拜拜拜拜。”,”tts_meta_addr”:”https://tosv.byted.org/obj/tos-tingtoutiao/ai_podcast_meta/7662217690978796068_0.json”,”voice_type”:”sami_ai_podcast”}}]