VBA【文档属性——Excel文件的“身份证”和“户口本”】

内容分享5天前发布财家富贵花

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场景：文件“失忆症”引发的混乱

周四下午，办公室被一阵急促的脚步声打破宁静。

艾迷糊：（眼镜片上反射着慌乱，手里抱着一堆打印件）小毕！快帮我看看，这些报表到底哪个是最新版本？！

小毕：（接过打印件）迷糊哥，这些不是都有文件名吗？Q3报表_v1、Q3报表_v2、Q3报表_最终版、Q3报表_最终版2……

艾迷糊：（崩溃）对啊！我目前有八个版本，分不清哪个是老板签字通过的！文件名上写着“最终版”，但里面又有修改！

老威：（端着保温杯慢悠悠走过来）迷糊，你这是典型的“文件失忆症”——光看文件名，不知道文件的身世。

艾迷糊：（可怜巴巴）威哥，Excel有没有那种……就像人的身份证一样，能记录文件的出生时间、最后修改人、版本号之类的？

老威：（眼睛一亮）迷糊这个问题问到点子上了！Excel不仅有“身份证”，还有完整的“户口本”——就是文档属性。

小毕：（掏出小本本）文档属性？就是【文件】→【信息】里那些？

老威：对！今天我们就专门讲讲——如何用VBA查看、读取、甚至给Excel文件添加“身份证信息”。

问题：文档属性分两种

老威：在讲代码之前，先搞清楚——Excel的文档属性分两种：

老威在白板上画了两个框：

【文档属性两大类型】

┌─────────────────────────┐

│ 1. 内置属性 │

│ （身份证：出厂自带） │

│ – 作者 │

│ – 创建时间 │

│ – 最后保存时间 │

│ – 最后保存者 │

│ – 标题/主题/关键词 │

│ – 页数/字数/总编辑时间

└─────────────────────────┘

┌─────────────────────────┐

│ 2. 自定义属性 │

│ （户口本：自己添加） │

│ – 版本号 │

│ – 审批状态 │

│ – 项目编号 │

│ – 负责人 │

│ – 任何你想要的信息 │

└─────────────────────────┘

艾迷糊：（恍然大悟）所以内置属性是“天生”的，自定义属性是“后天”加的？

老威：Bingo！迷糊今天智商在线！

VBA哲学时刻：如何查看文档属性

老威：先教最简单的——用VBA查看当前工作簿的所有内置属性：

Sub 查看所有内置属性()
Dim prop As DocumentProperty
Dim msg As String

msg = "【当前工作簿内置属性】" & vbCrLf & vbCrLf

' 遍历所有内置属性
For Each prop In ThisWorkbook.BuiltinDocumentProperties
' 有些属性可能没有值，需要防错
On Error Resume Next
msg = msg & prop.Name & "： " & prop.Value & vbCrLf
On Error GoTo 0
Next prop

' 显示结果
MsgBox msg
End Sub

小毕：（运行后惊呼）哇！原来Excel偷偷记了这么多东西！作者、创建时间、最后保存者……

艾迷糊：（凑过去看）等等！“最后保存者”显示的是“Mihu”？那就是我！这个文件是我最后改的！

老威：对！所以下次你再有八个版本，运行一下这个宏，就知道哪个是最后改的。

实战案例：查看特定内置属性

老威：如果只想看某个特定属性，可以这样：

Sub 查看关键内置属性()
Dim wb As Workbook
Set wb = ThisWorkbook

Dim msg As String
msg = "【文件关键信息】" & vbCrLf & vbCrLf

' 逐个获取常用属性（带错误处理）
On Error Resume Next
msg = msg & "文件名称： " & wb.Name & vbCrLf
msg = msg & "完整路径： " & wb.Path & vbCrLf
msg = msg & "作者： " & wb.BuiltinDocumentProperties("Author") & vbCrLf
msg = msg & "创建时间： " & wb.BuiltinDocumentProperties("Creation Date") & vbCrLf
msg = msg & "最后保存时间： " & wb.BuiltinDocumentProperties("Last Save Time") & vbCrLf
msg = msg & "最后保存者： " & wb.BuiltinDocumentProperties("Last Author") & vbCrLf
msg = msg & "修订次数： " & wb.BuiltinDocumentProperties("Revision Number") & vbCrLf
msg = msg & "总编辑时间： " & wb.BuiltinDocumentProperties("Total Editing Time") & " 分钟" & vbCrLf
On Error GoTo 0

MsgBox msg
End Sub

艾迷糊：（眼睛发光）修订次数？！原来Excel一直在记我改了多少遍！

老威：对！而且“总编辑时间”会告知你这个文件你折腾了多久——迷糊那个销售模型，估计显示“9999分钟”。

引出相关话题：自定义属性——给文件加“标签”

老威：内置属性是固定的，但自定义属性就厉害了——你想要什么就加什么。

老威敲下这段代码：

Sub 添加自定义属性()
Dim wb As Workbook
Set wb = ThisWorkbook

' 添加自定义属性：版本号
On Error Resume Next
' 如果属性已存在，先删除（避免冲突）
wb.CustomDocumentProperties("版本号").Delete
On Error GoTo 0

' 添加新属性
wb.CustomDocumentProperties.Add _
Name:="版本号", _
LinkToContent:=False, _
Type:=msoPropertyTypeString, _
Value:="v3.0.1"

' 再加一个：审批状态
wb.CustomDocumentProperties.Add _
Name:="审批状态", _
LinkToContent:=False, _
Type:=msoPropertyTypeString, _
Value:="已通过"

' 再加一个：负责人
wb.CustomDocumentProperties.Add _
Name:="负责人", _
LinkToContent:=False, _
Type:=msoPropertyTypeString, _
Value:="艾迷糊"

MsgBox "自定义属性添加完成！" & vbCrLf & _
"版本号：v3.0.1" & vbCrLf & _
"审批状态：已通过" & vbCrLf & _
"负责人：艾迷糊"
End Sub

小毕：（惊讶）这样文件自己就记住了自己的“身份”！

艾迷糊：（激动）太好了！后来我那个八个版本的问题，只要看“审批状态”属性就知道哪个是老板签字的！

生活中的VBA哲学

老威放下保温杯，开启哲学模式：

老威：文档属性的本质，是给文件一个可追溯的身份。

小毕：怎么说？

老威：

– 文件名就像人的名字：张三、李四（容易重名、容易改）

– 文档属性就像人的身份证：出生日期、身份证号（唯一、权威、改不了）

– 自定义属性就像人的标签：项目经理、财务总监、迷糊大王（可以自己定义）

艾迷糊：（若有所思）所以我的那些“最终版_v8”的文件名，应该改成统一的命名，然后在属性里记真实版本？

老威：（赞许）迷糊终于开窍了！文件名是给人看的，属性是给电脑和系统看的。

进阶技巧：批量读取多个文件的属性

小毕：威哥，如果我想批量查看一堆Excel文件的属性，一个个打开太慢了……

老威：好问题！可以用一个特殊工具——DSOFile.dll 。

老威在白板上写下步骤：

【批量读取文件属性】

1. 下载并注册 DSOFile.dll（微软官方组件）

2. VBA中引用它：【工具】→【引用】→“DSO OLE Document Properties Reader”

3. 用代码读取，不用打开文件

' 需要先引用 DSOFile.dll
Sub 批量读取文件属性()
Dim 文件夹路径 As String
Dim 文件名 As String
Dim objDSO As DSOFile.OleDocumentProperties
Dim prop As DSOFile.CustomProperty

文件夹路径 = "C:季度报表"
文件名 = Dir(文件夹路径 & "*.xlsx")

Set objDSO = New DSOFile.OleDocumentProperties

' 循环处理每个文件
Do While 文件名 <> ""
' 打开文件属性（不打开文件本身）
objDSO.Open 文件夹路径 & 文件名

Debug.Print "【" & 文件名 & "】"
Debug.Print " 作者：" & objDSO.SummaryProperties.Author
Debug.Print " 最后保存者：" & objDSO.SummaryProperties.LastAuthor
Debug.Print " 创建时间：" & objDSO.SummaryProperties.DateCreated

' 读取自定义属性
For Each prop In objDSO.CustomProperties
Debug.Print " 自定义 - " & prop.Name & "：" & prop.Value
Next prop

objDSO.Close
文件名 = Dir
Loop

MsgBox "批量读取完成！结果在立即窗口。"
End Sub

艾迷糊：（震惊）不用打开文件就能看属性？！这太强了！

关联话题：用属性做“文件身份证”

老威：实则文档属性最强劲的用途，是给文件做“身份证”——让你能在成百上千个文件里，快速找到你要的那个。

Sub 给文件打上唯一标识()
' 为工作簿添加一个唯一ID
Dim wb As Workbook
Set wb = ThisWorkbook

Dim uniqueID As String
uniqueID = "PROJ-" & Format(Date, "yyyymmdd") & "-" & Format(Timer, "000")
' 例如：PROJ-20240520-12345

On Error Resume Next
wb.CustomDocumentProperties("项目ID").Delete
On Error GoTo 0

wb.CustomDocumentProperties.Add _
Name:="项目ID", _
LinkToContent:=False, _
Type:=msoPropertyTypeString, _
Value:=uniqueID

MsgBox "本文件唯一ID：" & uniqueID & vbCrLf & _
"后来找文件，就找这个ID！"
End Sub

小毕：这样就算文件名改了，也能通过ID识别？

老威：对！这就是“文件身份证”的概念。

实战技巧：用属性自动管理版本

老威：迷糊不是总搞混版本吗？这个代码可以自动帮你记录版本信息：

Sub 自动版本管理()
Dim wb As Workbook
Set wb = ThisWorkbook

Dim 当前版本 As String
Dim 版本号 As Variant

' 读取当前版本号
On Error Resume Next
版本号 = wb.CustomDocumentProperties("版本号").Value

' 如果没有版本号，初始化为v1.0
If Err.Number <> 0 Or 版本号 = "" Then
版本号 = "v1.0"
Err.Clear
Else
' 简单版本递增（实际应用可以更智能）
版本号 = 版本号 & "_修改于" & Format(Now, "yyyymmdd_HHMM")
End If
On Error GoTo 0

' 更新版本号
On Error Resume Next
wb.CustomDocumentProperties("版本号").Delete
On Error GoTo 0

wb.CustomDocumentProperties.Add _
Name:="版本号", _
LinkToContent:=False, _
Type:=msoPropertyTypeString, _
Value:=版本号

' 同时记录最后修改人
wb.CustomDocumentProperties.Add _
Name:="最后修改人", _
LinkToContent:=False, _
Type:=msoPropertyTypeString, _
Value:=Application.UserName

MsgBox "版本已更新为：" & 版本号
End Sub

艾迷糊：（感动）这样我每次修改，它自动给我记版本！再也不用手动改文件名了！

知识点小结

查看文档属性的VBA方法：

属性类型	访问方式	示例
内置属性	BuiltinDocumentProperties(“属性名”)	wb.BuiltinDocumentProperties(“Author”)
自定义属性	CustomDocumentProperties(“属性名”)	wb.CustomDocumentProperties(“版本号”)
遍历所有	For Each prop In BuiltinDocumentProperties	循环读取
添加自定义	CustomDocumentProperties.Add	见上例